江苏省事业单位登记档案管理规定

2006年6月22日

 

 

第一章  　　总　则

第一条　为加强事业单位登记档案（以下简称“登记档案”）管理工作，促进登记档案管理的规范化、标准化建设，更好地为社会发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》、《事业单位登记管理暂行条例实施细则》的有关规定，结合本省的工作实际，制定本规定。

第二条　登记档案是指各级登记管理机关在依法对事业单位进行登记、监督管理过程中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　登记档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

第四条　登记档案管理是事业单位登记管理工作的重要组成部分，各级登记管理机关应当依法负责登记档案管理，并对下级登记管理机关的登记档案管理实行监督和指导。

登记档案管理工作主要包括：登记档案的收集、整理、保管、统计、利用及其信息的开发与管理。

第五条　各级登记管理机关应当指定专人，负责登记档案的管理，切实履行登记档案管理工作人员职责，严格执行登记档案管理的各项规章制度，以维护登记档案的完整与安全。

第六条　本规定适用于江苏省各级事业单位登记管理机关对登记档案的管理工作。

第二章  　　档案的收集与归档

第七条　各级事业单位登记管理机关应当建立健全登记档案整理归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。

第八条　凡是反映事业单位登记、监督管理活动的文件材料均应列入归档范围。

归档的主要文件材料：

（一）    事业单位法人设立登记（备案）的申请、受理、

审查、核准、发证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、        事业单位法人设立登记（备案）申请书；

2、        事业单位法定代表人登记申请表；　

3、        拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职（聘

任）文件；

4、        拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证

明文件；

5、        审批机关批准设立的文件；

6、        事业单位章程草案；

7、        具有法定资格的验资机构出具的验资证明；

8、        住所证明；

9、        相关资质认可或执业许可证明材料；

10、  举办单位的法人资格证明文件；

11、其他有关材料。

（二） 事业单位变更登记的申请、受理、审查、核准、换证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、        事业单位法人变更登记申请书；

2、        事业单位法定代表人登记申请表；

3、        拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职（聘

任）文件；

4、        拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份

证明文件；

5、        现任法定代表人免职文件；

6、        事业单位经费来源变更的批准文件；

7、        具有法定资格的验资机构出具的验资证明；

8、        单位名称变更的批准文件；

9、        举办单位变更的批准文件；

10、  宗旨和业务范围变更的相关依据文件；

11、  住所变更的证明文件；

12、  《事业单位法人证书》（正、副本）；

13、  其他有关材料。

（三） 事业单位年度检验工作的自查、填表、审查、做出结论等活动中形成的文件材料，主要包括：

1、        事业单位法人年度报告书；

2、        事业单位年度审计报告或资产负债表；

3、        其他有关材料。

（四） 事业单位因故申请补领《事业单位法人证书》的文件材料，主要包括；

1、        事业单位法人证书补领申请书；

2、        现存的《事业单位法人证书》的正本或副本；

3、        遗失的法人证书在公开发行报纸上的作废声明；

4、        其他有关材料。

（五） 事业单位诚信记录的文件材料，主要包括：

1、        对事业单位违反登记管理规定的行政处罚决定书；

2、        送达回证；

3、        现场检查笔录；

4、        立案审批表；

5、        调查笔录；

6、        案件讨论记录；

7、        行政处罚通知书；

8、        结案审查表；

9、        奖励决定书；

10、  其他有关材料。

（六） 事业单位法人注销登记（备案）的申请、受理、审查、核准、收缴证书和印章、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、　事业单位法人注销登记（备案）申请书；

2、           审批机关决定撤销的文件或被行政机关依照法

律、行政法规责令解散的文件；

3、　成立清算小组的文件；

4、　有关机关确认的清理债权、债务完毕并且完税的清算报告；

5、　收回的事业单位法人证书（正、副本）；

6、　其他有关材料。

第九条　事业单位登记、监督管理等每一项活动结束后，具体承办的有关人员应及时收集、整理有关材料，并在档案形成之日起三个月内移交归档。

第十条　档案载体和书写材料应符合档案保护和装订的要求，纸张大小规范，字迹清晰。书写一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久的书写材料。

第十一条　档案管理人员在接受归档的文件材料时，应检查所交档案是否完整、齐全、清晰，符合相关规定。归档文件不得使用传真件。

第十二条　事业单位登记管理过程中形成的电子文件，应实行纸质文件、电子文件双套制。归档的电子文件必须转换成光盘储存形式，同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息。

第三章　　档案的整理

第十三条　登记档案以登记单位分类整理。一个事业单位的登记档案可整理为一个或若干盒，不能将两个或两个以上事业单位登记档案的文件材料合并为一盒。

第十四条　一个事业单位的登记档案分别由设立登记（备案）、变更登记、年度检验、证书补领、诚信记录、注销登记（备案）等六类的若干件组成。每类每件登记档案由若干份材料组成。

第十五条　登记档案按登记证号顺序排列、编号，盒内按件依形成的时间顺序排列、编号。盒内文件材料分设立登记（备案）、变更登记、年度检验、证书补领、诚信记录、注销登记（备案）六类件。每件内文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，印证性文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序排列，按件装订。

装订好的登记档案装入盒内，并填写盒封面（见附件1）和盒脊（见附件2）。逐盒内置盒内目录（见附件3）和备考表（见附件11）。

第十六条　档案盒内的设立登记（备案）、变更登记、年度检验、证书补领、诚信记录、注销登记（备案）六类应逐件附目录（见附件4至附件9）。

第十七条　档案的编目

（一） 档案应编写档案目录（见附件10）；

（二） 档案盒内的文件材料应当逐页编页（张）号，有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以（五位）阿拉伯数字编写；

（三） 每件按文件材料排列顺序和内容填写文件目录。

第四章　　档案的保管与利用

第十八条　登记档案的保管期限定为永久（其中年度检验

的档案材料保管期限为短期）。

第十九条　事业单位登记管理机关要建立有关制度，对查阅登记档案的权限、程序、时限等作出明确规定。

查阅登记档案时应执行以下规定：

（一）　查阅档案应当在档案室内进行。

（二）　查阅档案者须持介绍信、身份证、工作证等合法

的身份证明，并认真填写查阅档案登记簿。

（三）　查阅档案的范围为事业单位法人登记事项的相关

信息。

　　（四）　查阅档案应当遵守档案使用的有关规定，爱护档案，严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、污损、撤换、添加内容等。

第二十条　事业单位登记管理机关根据有关规定为社会有关方面阅览、复制、摘录登记档案提供便利条件，发挥登记档案的利用价值，为社会发展和经济建设服务。涉及保密内容的，严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关保密规定。

第二十一条　档案管理人员在办理登记档案借阅、归还手续时，应检查档案的完好情况。

第二十二条　档案保管应当有专门的库房和装具，专人保管档案库、柜钥匙，不得将档案带至办公室外。并做好防盗、防火、防潮、防蛀、防尘、防高温、防强光等工作。

第二十三条　登记档案管理人员应当定期对登记档案进行清理，清除不必要保存的材料及重复件。对销毁的登记档案应当造具清册，经档案保管机关的领导批准后方可销毁，登记档案销毁时要两人以上鉴销。

第二十四条　各级登记管理机关对查阅利用登记档案的社会组织和个人可依法实行有偿服务，其费用的收取依照国家和省有关规定执行。

第二十五条　事业单位登记管理机关应当利用各种现代化的技术手段，在对登记档案信息进行有效保密的前提下，建立档案数据库，为信息共享、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造条件。

第五章                     附　则

第二十六条　本规定由江苏省事业单位登记管理局负责解释。

第二十七条　本规定自发布之日起实施。

附件：1、事业单位登记档案案卷（盒）封面（样式）

　　　2、事业单位登记档案案卷（盒）脊（样式）

　　　3、事业单位登记档案盒内目录（样式）

　4、事业单位登记档案设立登记件目录（样式）

　5、事业单位登记档案变更登记件目录（样式）

　6、事业单位登记档案年度检验件目录（样式）

　7、事业单位登记档案证书补领件目录（样式）

　8、事业单位登记档案诚信记录件目录（样式）

　9、事业单位登记档案注销登记件目录（样式）

　10、事业单位登记档案卷宗目录（样式）

　11、事业单位登记档案卷内备考表（样式）